12 KiB
07 | 监控：“巧”用数据说话，让汇报告别流水账
你好，我是雷蓓蓓，硬技能的前面三讲我分别介绍了启动、规划、执行过程中的典型问题和实战解法，今天我们来聊一聊监控过程。
我们在第5讲中玩过一个扫雷游戏，目标是排除计划中的“延期地雷”，但是，总有些“雷”防不胜防。我们在做计划的时候，明明已经想得非常周全了，可是，真正开工几天之后才发现，很多事情并没有那么简单。
学习场景：预估3天，结果做了两个礼拜？
这不，艾文急匆匆地冲进我的办公室，直奔主题。
艾文：“我手上有个项目特别棘手，我们在做一个课程系统，因为政策原因现在要紧急对购物车功能进行扩展改造，最初评估时，研发认为功能并不复杂，3天就够了。但是，开工之后却发现，这个“坑”改动起来牵涉面太大，老的订单系统盘根错节，不好下手，现在看来至少也得两个礼拜。”
可问题是，这个任务正好在关键路径上，如果它延期了，所有都得跟着延。更重要的是，老板特意交待过，这次上线关系到年底最重要的KPI，一定不能延期……蓓蓓老师，你说我该怎么办？
我第一次看见艾文这么火急火燎，就说：“艾文，咱们先冷静一下！泰山崩于前而色不变，这是作为一个项目经理必须要修炼的心态。即便在规划时做好了万全的计划，在项目的监控过程中，你仍然还是会遇到各种各样的情况，甚至是紧急突发状况，这个时候有效的沟通汇报是必不可少的。”
那么今天，我就给你分享一下监控过程中，你必须掌握的项目汇报的三个要点。这三个要点，能帮助你通过汇报，推动问题的解决。
紧急汇报：直面问题有章法
作为项目执行人员，我只管安心干活就好，特别不希望有人打扰，问东问西。假设执行中遇到困难，往往也更习惯于自己琢磨，拼命地想要把进度赶回来，不到最后一刻绝不把问题暴露出来。结果，等到被发现的时候，往往已经有很大的进度偏差了。
承认自己遇到了问题需要帮助，其实是件非常困难的事情。毕竟，很多人都有“特别想要把事情做好，让老板有个好印象”的心态。但是，作为项目管理人员，当事情已经超出了你的可控范围时，我们首先要做的，就是第一时间直面问题，如实地呈现和反馈遇到的困难。要知道，我们这种真实坦诚的态度，对于整个项目而言，反而是最有利的。
那么，怎么做到真实坦诚呢？一个有效的方式就是汇报。接下来，我就来介绍一种紧急问题的汇报方法。
紧急报告，是指在项目发生突发事件，或者提示重要风险状态变化时的实时报告，比如遇到高风险延期、线上重大问题，或者是重要客户投诉等，目的是向全组或者主要干系人通报项目的重要变化，以及时协调应对工作，或者第一时间寻求外部支援。
由于事发突然，紧急报告一般不需要拘泥于具体的形式，关键在于言简意赅地传递信息，并组织后续的跟进动作。一般来说，紧急报告会包含5个基本元素：事件描述、影响后果、跟进分析、响应措施、所需支持。
我们来结合实际案例看一下紧急报告的写作方法。就拿艾文现在遭遇的情况来说来看看她当时的紧急报告：
- 事件描述：购物车改造功能高延期风险；
- 影响后果：由于此功能在项目的关键路径上，很有可能会造成项目整体延期两周；
- 跟进分析：本期购物车改造功能，有部分调整涉及到底层订单系统，里面有大量遗留代码，已经很久没有人维护了。之前对此风险的评估不够充分，改动风险很高，可能会影响全站订单系统的稳定性，具体影响仍需要详细分析；
- 响应措施：主程全力以赴做好技术评估，本周内给出详细任务评估时间表；与此同时，产品人员介入，调研规避老系统又能满足需求的可行性，本周内给出调研结论；
- 所需支持：熟悉老系统的资深技术人员，以及红牛一箱。
这份紧急报告提交以后，发起人第一时间就会关注到，项目组正面临着非常棘手的问题，以及可能造成的影响和后果。同时，他也了解到，团队正在试图解决这个问题，目前的解决方案是什么，还需要什么样的支持和帮助。当然，如果你能够第一时间跟发起人当面沟通，效果会更好。关于沟通的具体内容，你同样可以参考我给你分享的这个模版。
回到艾文的案例，因为她及时而又坦诚的风险预警，以及有序的紧急措施安排，使得这次问题造成的影响得以迅速控制。最后，产品人员跟开发一起修改了产品逻辑，尽可能地规避了一切上线后的高风险项。这次的紧急汇报，让他们及时调整了后续灰度发布的时间安排，以及上线后的运营方案，避免了用户侧更大的影响和损失，同时也把对KPI的影响降到了最低。
实际上，执行过程中突发的紧急情况，非常考验项目经理的专业素养。首先，你必须要直面问题，在紧急时刻勇于站出来承担责任，这不仅不会让老板对你的印象减分，还能让决策者在第一时间选择更好的应对方式。另外，你要尽可能简洁地描述清楚可能的影响和后果，目前的建议方案和所需支持，最大程度地争取各个相关环节的协同配合，共同应对问题。
常规汇报：项目周报要回答的三个问题
讲完了紧急情况下的汇报，我们再来看看常规汇报该如何做。我看到过很多同学的项目周报（如下图），虽然周报里清楚地罗列着上周做了什么，下周要做什么，但是看完之后，我经常一头雾水。
这是因为，周报里只有一堆任务流水账式的罗列，但是，项目的整体进展状态到底如何？风险可控吗？目标达成有没有问题？周报里都没有提到。
实际上，一份好的项目周报，最重要的就是回答好这三个问题。为了更直观地描述项目的状态，我们可以使用天气图标，把项目分成以下六个等级：
有了天气图标和风险等级提示，项目汇报就清晰多了，如下图所示：
实际上，项目周报是向项目团队和干系人沟通项目状态的常用手段，你需要用简要的方式呈现项目全貌，客观地展示项目问题，推进问题解决。我给你分享一份周报模板，你可以根据自己项目组的需要，选择合适的内容模块。
在这份项目周报模版中，最必不可少的就是整体项目状态评估、风险列表、项目概况及计划变更情况。好的周报，应该让大家对我们刚刚提到的项目现状的三个问题形成统一、清晰的整体认知。这份整体认知，可以让平时扎在细节工作中的人，从全局视角来了解和看待整体，从而更好地完成自己的工作。
需要你注意的是，一份周报的阅读时间不应超过5分钟。因此，在写到进展和问题时，切忌事无巨细，只写要点就够了。周报不是为了表现工作量，更不是为了刷存在感，只说重点就够了。
数据汇报：善用“透明”的力量
我在第1讲中提到过，作为新手项目经理的我，经常觉得哪儿哪儿都是问题，今天催这个，明天推那个，可就是什么事都推不动，谁都不配合。后来，我发现，与其每天挨个去盯梢，不如多花点功夫，把这些状况全部“透明”出来！
说干就干！我开始研究Jira中的各种图表。俗话说，一图胜千言。拿线上事故的改进措施为例，每次都说要建立完善的保障体系，可是经常一个月过去了，也没什么进展。于是，我就把事故数据拉出来，根据原因定位，分门别类地做成直观的数据图表。后来，我发现，只要我坚持在项目组大群里发上三天，表格上的数据就会悄无声息地发生变化，改进项清零的速度也加快好多。
那是我第一次体会到“透明”的力量。在这以后，在项目汇报和日常跟进中，能够用图表和数据的，我就不会用文字。作为项目管理人员，你手中不见得有多少权力，但有一种强大的力量，你一定可以无限获取，那就是“透明”。
我给你介绍几种常见的项目仪表盘，这些图表，你都在JIRA中快速地绘制出来，其中，倒计时图是个非常醒目的标志，可以帮助大家建立清晰的时间意识，而工作任务的状态分布和剩余工作量分布，可以清晰地展现出每位成员的工作排布情况，快速发现和定位执行过程人员工作量的瓶颈。
这里我想要特别介绍下燃尽图（Burn Down Chart），这是敏捷开发方式中用于表示任务完成趋势的工作图表，横轴表示时间，纵轴表示工作量。如果你在做好规划之后，把任务和工作量录入JIRA，设定好迭代的预期完成时间，就可以自动生成这样的图表。
这种图表可以直观地进行过程预测和风险预警，其中，灰色线是计划完成情况的基线，红色线代表实际完成情况。在进展顺利的情况下，红色实际线会紧贴着灰色计划线，一路往下，直到“燃烧殆尽”。每天开站会时，更新完任务状态之后，团队可以一起看下燃尽图的变化。如果红色线连续多天居高不下，一直停留在灰色线上方，这就说明进展持续低于预期，你就要多加关注了，具体分析到底是哪个环节拖了后腿，然后有针对性地发起改善。
JIRA上有丰富的插件去获取各类图表和数据。不过，比工具更为重要的是，你要结合项目组中当前需要重点推进或改进的事项，选择合适的数据和图表去做“透明”。
总结
今天我给你介绍了在监控过程中，进行项目进展汇报的几种方法，包括紧急汇报的五个元素，常规项目周报要包含的重要内容，以及如何运用透明的力量，通过数据汇报推动问题的解决。
“紧急汇报直面问题，常规周报简明扼要，数据透明直观清晰！”艾文总结道。艾文讲的头头是道，我忍不住赞美：“很棒啊！艾文，看来你已经掌握了要领。”“嗯，老师，不过我还有一个监控过程中的问题，我带的项目总是前期非常拖沓，需求稿、设计稿经常给得很晚，开发承受着很大的压力，只好拼命加班，这种情况有什么好对策吗？
“艾文，你还记得刚刚讲的透明吗？其实我曾经也遇到过类似的情况，为了促发改变，我尝试客观记录了“策划、设计、开发、测试”各个环节的时长分布，通过这份简单的数据记录可以看到，几乎每个版本都是需求设计拖沓到最后，开发测试拼命加班，这带来了很多返工和质量风险。这份数据在项目汇报中展示以后，引发了管理层的高度关注，在下一个版本中，这些问题迅速得到了改善。
可以说，项目进展汇报是项目经理面向所有干系人、非常重要的一个沟通和发声的平台，运用得好的话，可以成为项目经理有力的杠杆力量。有效运用这个杠杆的秘诀就是：想要改善什么，你就去透明什么，越直观越好！
畅所欲言
最后，我想请你来聊一聊，关于我在第三部分提到的数据“透明”，你如何看待“透明”的力量？在你的项目场景中，你曾经有过哪些应用和体会吗？你觉得未来还可以有哪些应用吗？
欢迎你畅所欲言，我在留言区等你，也欢迎你把文章分享给你的朋友。