# 13｜工具方法大串讲：手把手教你高效管理

    你好，我是雷蓓蓓。

很多同学经常问我：“老师，专栏里的图你是用什么工具绘制的呢？有哪些高效的项目管理工具吗？”今天，我就来做一个工具方法串讲，一并回答你！

在这一讲中，我会结合几个常用的工具，从WBS工作分解到制作甘特图、里程碑规划图，再到任务管理、质量卡点、项目全局视图，为你一步步讲解可操作、易上手的方法，手把手教你高效管理你的项目。

另外，这是“硬技能篇”的最后一讲，所以，我会在最后对这一模块的内容做一个简单的总结，帮助你打通整个知识版图。

## Visio：WBS及甘特图

我要介绍的第一个工具就是Visio。我在[第5讲](https://time.geekbang.org/column/article/162272)中介绍“排期地雷”时，很多人在留言区问：“艾文的计划是用什么工具做的呀？”

今天，我们就先来看看艾文的第三版计划，是怎么画出来的。如果你对这部分内容不太有印象了，可以先返回[第5讲](https://time.geekbang.org/column/article/162272)复习一下。

作为Office官方提供的图表工具，Visio可以帮助我们轻松直观地创建甘特图、流程图、组织结构图等。

今天，我就结合具体例子，带你一起看看，如何使用甘特图完成WBS工作分解。

*   **Step 1：选择并创建甘特图**

在Visio中选择“新建”后，你就会看到各个类型的模板，你可以搜索或者直接选择甘特图。选择好样式之后，你就可以点击“创建”，获得模板。

![](https://static001.geekbang.org/resource/image/25/08/2586f35d2c314c6dc000dcd68e903908.png?wh=660*366)

创建完成后，你会得到一个标准的甘特图模板（以基本甘特图为例）。其中，横轴是分解的各个任务，纵轴是我们需要展示的属性。

*   **Step 2：按照WBS工作分解，增/删任务**

选中表区后，点击右键，就可以看到新建/删除任务的操作链接。这时，你需要逐条地录入WBS工作项。

![](https://static001.geekbang.org/resource/image/c8/b9/c8276d24aef83b2aad822943b89b7fb9.png?wh=1359*570)

*   **Step 3：拆解子任务（升/降级）**

对于小型项目来说，一个层级的任务就可以满足需求了。但对于比较复杂的项目来说，你还需要进行子任务的拆分。在Visio的甘特图中，你使用降级来完成把任务降为子任务的动作，用升级来完成把子任务转为任务的操作。

在具体操作时，选中任务之后（支持多选），点击右键，将其降级，这时，你选中的任务就会自动成为表格中上一级任务的子任务。子任务在格式上会有缩进，而主任务在右侧的日期区域会拥有标识。

![](https://static001.geekbang.org/resource/image/52/ee/52daa1a22867749ac66d0d3aa4f18dee.png?wh=804*748)

*   **Step 4：配置任务属性（如资源名称、持续时间等）**

在完成任务拆解后，我们就可以开始配置任务属性了。

在制作甘特图时，**我们希望重要的信息能够得到充分的体现**。所以，除了基础的任务名称、开始时间、结束时间等，我们往往还会添加一些属性，比如**资源名称、完成百分比、持续时间**等。

另外，除了计划的时间，你还可以添加实际开始/结束/持续时间，来记录项目的完成情况。

在选中表区之后，可以点击右键，插入列并选择想要插入的列类型。Visio也支持用户自定义的字段，还是比较灵活的。

![](https://static001.geekbang.org/resource/image/d5/f7/d599b13e738fa525f9b3afd6563ab2f7.png?wh=615*704)

*   **Step 5：设置任务依赖关系**

在项目规划中，我们需要厘清**任务依赖关系**，并借助链接任务功能，来完成在图上的展示。

在具体操作上时，你可以参考下表。在选中有依赖关系的两个任务之后，右键选择“链接任务”就可以了。如果你要取消依赖关系，可以点击“取消链接任务”，也可以在日期区域，直接选中任务间的连线并删除。

![](https://static001.geekbang.org/resource/image/9a/fa/9a672cce5675f9a8b517ed9f22e187fa.png?wh=717*551)

三个区域的配置完成后，我们的甘特图就比较完整地呈现出来了。其他几个甘特图模版的具体操作步骤也是类似的，只是最初的模板与样式有略微的不同，你可以根据自己的喜好进行挑选与调整。

到这里，[第5讲](https://time.geekbang.org/column/article/162272)中艾文的第三版计划就做好了，如下图：

![](https://static001.geekbang.org/resource/image/7c/f2/7c14929c016a6c3a7da15d8df0e1e2f2.png?wh=1268*561)

## Visio：里程碑规划

在任务规划期间，除了WBS工作分解及甘特图，我们还需要一个可以反映各个阶段时间节点的整体里程碑规划，也就是艾文的最后一版计划图。

里程碑规划图的绘制也可以在Visio中轻松做到，同样也是5个步骤。

**Step 1：选择并创建日程表**

首先，你要搜索日程表模板，并且选择合适的日程表模板，然后就可以开始我们的里程碑制作了。

Visio主要提供四种模板：**日程表**（空白画布提供日程表形状）、**块状日程表**、**垂直块状日程表**和**展开的块状日程表**（用于展示日程中某一部分的详细信息）。

![](https://static001.geekbang.org/resource/image/dc/66/dc54da34464da39ccd190f098eeec766.png?wh=923*508)

**Step 2：选择日程表形状，绘制时间线**

需要注意的是，日程表的使用和甘特图有所区别，日程表主要是通过使用Visio工具中的日程表形状来完成展示。拖动下图中的形状到画布，并进行相应属性的配置。

![](https://static001.geekbang.org/resource/image/98/67/980bba10b32681c36a10e4d4e897c767.png?wh=260*475)

除了模板中提供的时间线，我们还可以自行拖拽选择三种：**圆柱形、线形和块状**。

![](https://static001.geekbang.org/resource/image/00/04/00ec64ab37ecd4303399f2c22cd97e04.png?wh=934*528)

将图形拖拽到画布以后，会自动弹出配置日程表的选项。在这些选项中，你可以选择时间段与刻度，这时，基础的设置就完成了。

**Step 3：设定里程碑时间**

接下来，你需要将里程碑和间隔形状拖拽到画布上，进行日期的配置和形状的调整，以标记重要日期。

可选的里程碑形状有**线形、菱形、针形、双三角形、X形、三角形、圆形和正方形**等，你可以根据自己的使用习惯与定义来进行使用。

当然，需要调整时，你可以右键配置里程碑的属性，更换里程碑类型。

![](https://static001.geekbang.org/resource/image/38/67/381c4060f16ed385381865f010d36467.png?wh=969*386)

**Step 4：设定时间间隔**

除了特殊的里程碑节点外，我们有时候还会标记一些重要的时间间隔。你可以选取左侧形状中的间隔，把它拖拽到时间线上，并进行间隔的属性设定，这时，就可以完成时间间隔的标注了。

Visio提供的时间间隔类型有**方括号间隔、花括号间隔和块状间隔**。

![](https://static001.geekbang.org/resource/image/c0/03/c0b6451daba4e2a2dcba81ac8644e103.png?wh=1299*338)

**Step 5：增加今日标记**

在项目的进程中，**今日标记**也是一个非常实用的功能。你可以选择“自动描述位置”，在项目进度的查看中，也可以把它作为一个标签，来进行进度的观察与把控。

![](https://static001.geekbang.org/resource/image/25/86/25818e552362cfc0a38cc9cffa3dbf86.png?wh=573*364)

到这里，小勤的最后一版里程碑规划图就做好了。

![](https://static001.geekbang.org/resource/image/d2/6b/d230b2c2877970d29e4c9b838f3d8a6b.png?wh=1819*514)

## Tower：在线多人协同

做完了计划之后，你肯定还想知道，后续如何跟进这些任务。这时，你就需要一个**任务管理平台**了。

在我试用过的多人在线协同工具中，Tower使用起来无疑是最流畅的，上手也很简单。同时，它还提供了移动版App，微信里面也能用。

我在几分钟之内，用Tower做出来了一张甘特图（如下图），整个过程操作起来非常简单。你可以用**任务清单**来完成WBS工作分类，在面板上直接拖拽，调整任务的时间安排以及任务之间的前后依赖关系。

![](https://static001.geekbang.org/resource/image/c2/cb/c2ef80a47516d108826d00ff21516ccb.png?wh=1300*596)

在任务清单上，你还可以**为每个阶段设置清晰的完成标准**。

比如，设计阶段的完成标准是，需求稿和设计稿公开评审通过，且未处理反馈数<5。

![](https://static001.geekbang.org/resource/image/4c/11/4ca028d55d6e69c7d937d714bce42411.png?wh=930*614)

在监控阶段， 你可以通过“鹰眼”，了解项目进展、本周任务、延迟任务，以及项目成员延误率。

![](https://static001.geekbang.org/resource/image/c7/0f/c7b0d1bb7473771e00032df7e733550f.png?wh=886*491)

同时，你还可以通过看板看到项目全局的各个环节。不得不说，这是一个简易高效的任务协同管理神器。

![](https://static001.geekbang.org/resource/image/db/02/dbd9c5909e41ac902cee3e25baf08702.png?wh=1351*737)

## 网易Overmind：在流程中设置质量卡点

讲完了任务管理，接下来我们看一看质量管理的工具和方法。

在“[质量管理](https://time.geekbang.org/column/article/168318)”这一讲中，我跟你分享了通过设置质量卡点，在过程中保障质量的方法。如果要做到这一点，你需要一款好用的DevOps配套工具。

**研发的流程和标准管理是所有团队都会碰到的痛点，团队越大，越是如此**。随着团队规模的扩大，如何保障高效率、高质量的交付，自然就成了技术管理中的首要问题。

在网易内部，我们使用Overmind企业效能平台，来做全研发流程的规范化管理。在网易某个明星产品8亿的用户规模之下，日均15次上线，交付周期缩短了58%，依然能够保障超高的质量标准。这是怎么做到的呢？

**答案就是，在流程中设置质量卡点**。

Overmind把以前很难推进的编码、提交等规范化动作，变成了由工具来中心化控制；把以前口头描述的质量、效率问题，变成标准化数据来度量改进。

![](https://static001.geekbang.org/resource/image/c6/47/c6239a258a97e97fd74bda98d0d5f047.png?wh=1041*582)

这样的DevOps工具让整体技术及质量管理有了尺子，有了抓手，有了助推器。在微服务、DevOps盛行的时代，像Overmind这样的全流程研发效能平台，就成为了技术管理最好的基线，最佳的伙伴。

## 一页纸项目管理：全局视图及干系人汇报

其实，在项目管理的过程中，要关注的事情有很多，工具更是多种多样。除了刚刚提到的这些工具之外，你还需要一个纵览全局的视图，以免陷入细节，“只见树木，不见森林”。特别是你在跟高层汇报项目进展时，如果一上来就好几十页的文档，恐怕半天都说不清楚。

现在，我给你介绍一个足够简单的工具，让你可以用**一页纸看到项目全局**，**更好地进行整合管理，轻松搞定各种干系人汇报**。

一页纸项目管理为项目描绘了一幅高度可视化的项目整体图，**清晰明了地体现了项目管理的五个核心要素**（目标、任务、负责人、时间线及成本），让每一个利益相关人，特别是公司高层管理者，可以快速、直观地了解项目的整体情况。我给你分享一份“一页纸项目管理”模板，你可以点击[网盘](https://pan.baidu.com/s/1yXJDLl1EolnUIw9fQxuGQg)获取，提取码是vg1u。

![](https://static001.geekbang.org/resource/image/67/6f/673ecd11261fb3e42fdc00302ac3b96f.jpeg?wh=1206*649)

构建这样一个表格，需要12个步骤：**确定项目名称及目标、明确责任人、绘制项目矩阵、划分子目标、拆解主要任务、关联任务与子目标、设置目标日期、完成任务排期、分配任务到个人、设置定性任务、成本预算与监控、概述与风险预测**。

在创造这一页纸的过程中，你会有意识地用更加结构化的方式，从项目全局的视角去思考问题，从而加深对项目本身的理解。你和你的团队只要看到这一页纸，就会明白哪些是最重要的。

同时，一页纸项目管理，强调的不是面面俱到，而是**把最有用、最有价值的东西，用最快捷、最简单的方式呈现出来**，这就是透明。这份透明的清晰，也会让项目的相关人员各就其位，以主人翁的立场来思考和行动。

## 总结

今天，我从可以做出漂亮计划图的Visio，讲到简单易用的多人协作工具Tower，再到Devops工具Overmind，最后落脚在纵览全局的极简主义神器：一页纸项目管理。

只要你能把这几类工具搭配起来使用，并且真正用好，就足以应对日常基本的项目管理需求了！

最后，我用一张表格，带你梳理下“硬技能篇”的主要内容，你可以及时回顾下。

![](https://static001.geekbang.org/resource/image/43/d0/430ce44c2fa9f4c1ac162edeb96ff9d0.png?wh=1614x1150)

## 畅所欲言

下一讲，我想跟你聊一聊如何在实践中进行学习，希望可以进一步帮你巩固学习成果。如果你在学习和实践的过程中，有特别需要解答的困惑，可以留言告诉我。

欢迎你畅所欲言，我在留言区等你，也欢迎你把文章分享给你的朋友。